Werkkostenregeling en de invloed ervan op incentive reizen.

Alles wat de werknemer van de werkgever krijgt is loon!

De Werkkostenregeling en de invloed op incentive reizen
Vanaf 1 januari 2015 is de werkkostenregeling verplicht voor iedere werkgever. Incentivereizen zonder ‘meerwaarde’ vallen dan onder loon van het personeel en zijn niet langer fiscaal onbelast. Bedrijfsevenementen(trainingen) of incentive reizen met meerwaarde kunnen echter vallen onder bijvoorbeeld de post cursussen en trainingen. Dat is wel onbelast, waardoor het voor u als werkgever financieel gezien een stuk interessanter kan zijn. Wat gaat er veranderen wanneer u overstapt op de werkkostenregeling op het gebied van incentive reizen en evenementen voor uw personeel? We hebben voor u een aantal vragen en antwoorden op een rij gezet.

1. Wat houdt de werkkostenregeling precies in?
In het kort: voor 29 vergoedingen en verstrekkingen – waaronder ook de fietsregeling, personeelsuitjes, kerstpakketten, bedrijfsfitness enzovoort – verdwijnen alle fiscale regels. Er is één algemene beperking: voor al deze vergoedingen en verstrekkingen is op dit moment een ruimte van 1,5% van de totale loonsom beschikbaar (met ingang van 2015 wordt dit 1,2%). Komt u als werkgever boven deze 1,2% uit, dan moet over dat deel een naheffing van 80% worden afgedragen.

Onder andere de volgende vergoedingen en verstrekkingen vallen voor de volledige waarde vallen van het 1,5%-forfait:
• fiets van de zaak
• kerstpakketten
• rechtsbijstand werknemer bij ontslagprocedure
• producten uit eigen bedrijf
personeelsfeesten en reizen*

* = consumpties en snacks en een personeelsfeest op de werkplek zijn wel belastingvrij (nihilwaardering)

2. Wat betekent de werkkostenregeling voor de werkgever?
Dit betekent dat werkgevers die gebruik maken van de regeling bij moeten gaan houden hoeveel er verstrekt en vergoed wordt, omdat ze de grens van 1,2% van de loonsom in de gaten moeten houden. Ook moet u nadenken over de toekenning van de beschikbare ruimte aan het personeel: kiest u voor een totaalbedrag of berekent u de beschikbare ruimte per individuele werknemer? Het bedrag is niet gekoppeld aan een persoon, of u het besteedt aan 80% of aan 30% van uw personeel maakt niet uit.

3. Rekenvoorbeeld:
Stel dat uw onderneming een totale loonsom heeft van € 300.000,- dan mag in totaal een maximum bedrag van € 4.800,00 worden besteed worden aan bovengenoemde vergoedingen en verstrekkingen, waarbij het niet relevant is aan welke medewerkers deze ter beschikking worden gesteld.

4. Geldt de werkkostenregeling ook voor zakelijke relaties en cliënten?
Nee, deze regel geldt alleen voor uw eigen personeelsleden. Relatie evenementen en incentive-reizen voor uw relaties vallen buiten deze regeling.

Werkkostenregeling en evenementen en incentive reizen

Werkkostenregeling en evenementen en incentive reizen

5. Zijn er vrij vergoeding en verstrekkingen m.b.t. de werkkosten regeling? De volgende kosten zijn onder de werkkostenregeling in 2014 gericht vrijgesteld:
• reiskosten tot € 0,19 per kilometer
• tijdelijke verblijfkosten (maaltijden, overnachtingen, waaronder maaltijden bij overwerk, maaltijden tijdens dienstreizen, maaltijden met zakelijke relaties
• kosten voor cursussen, congressen, seminars, symposia, excursies, studiereizen en outplacement, beroepsorganisaties en vakliteratuur
studiekosten, waaronder het volgen van een procedure erkenning verworven competenties • extra kosten van tijdelijk verblijf buiten het land van herkomst voor de dienstbetrekking (extraterritoriale kosten)
• zakelijke verhuiskosten.

6. Noodzakelijkheidscriterium
Het noodzakelijkheidscriterium gaat uit van de gedachte dat het verstrekken, vergoeden of ter beschikking stellen van zaken waarvan de werkgever het nodig en noodzakelijk vindt dat zijn werknemer die in hun werk gebruiken, geheel buiten het loonbegrip blijven. Het feit dat bijvoorbeeld een noodzakelijke verstrekking ook privé wordt, of kan worden, speelt geen rol meer. Wel geldt dus nadrukkelijk dat de werknemer de zaken in redelijkheid nodig heeft en gebruikt in het kader van de uitoefening van zijn beroep. Mobiele telefoons, tablets, computers, gereedschap en apparatuur worden dan dus vrijgesteld als voldaan wordt aan dit noodzakelijkheidscriterium.

WYT_ adviseert

Onze incentivereizen zijn gebaseerd op inhoudelijke toegevoegde waarde en dat biedt nu ook financiële meerwaarde voor u. Wij hebben samen met belastingadviseurs de ontwikkelingen gevolgd en oplossingen gevonden om de financiële pijn te verzachten of zelfs te voorkomen. Het financieel voordeel kan oplopen tot duizenden euro’s. Wij geven onze klanten gratis advies over de mogelijkheden. Uiteraard is het ook verstandig de eigen accountant te raadplegen en blijft het bedrijf zelf verantwoordelijk voor de keuzes die worden gemaakt.

Verder werkt WYT_ samen met o.a. Feedback Training & Consulting. Samen met Feedback ontwikkelen wij persoonlijk-, team- en organisatie ontwikkel en groei trajecten. Een incentivereis, teambuilding event of leiderschapsreis wordt dan een waardevol middel binnen de strategie (korte en lange termijn missie en visie) van het bedrijf. We spreken dan ook over een investering in Human Capital plaats van een kostenpost.

Onze oplossingen hebben betrekking op:
1. Facturering van verschillende diensten.
2. Argumentatie over het (zakelijk) belang van een evenement en incentive reis.
3. Programmakeuze en de reële balans tussen inhoudelijke en sociale activiteiten.
4. Locatiekeuze: die heeft invloed op de manier waarop de fiscus omgaat met de regeling.
5. Uitsplitsing van de kosten en de werkwijze t.a.v. de omzetbelasting.


Disclaimer: U kunt geen rechten ontlenen aan de inhoud van dit artikel. De inhoud is gebaseerd op de geldende wetgeving, jurisprudentie en vaktechnische opvattingen, zoals die ons ten tijde van het samenstellen ervan bekend waren. Bespreek de situatie ook met uw eigen accountant/ belastingadviseur.

Direct meer weten betreffende de werkkostenregeling en het effect op incentivereizen en personeelsevenementen:
Bel met WYT_: +31 (0)13 8000 223
Mail met WYT_: explore@wyt.nl